İŞ PLANI

İŞ PLANI

İş hayatımızda şikayetçi olduğumuz noktalardan biri de işlerin üzerimizde oluşturduğu stres. Stres kaynağını tespit etmek istediğimizde görüyoruz ki stres kaynağı zamanı yönetememek, onun da kaynağı iş planı yapmamak. Ya stresle yaşamayı öğreneceğiz ya da iş planı yaparak stres düzeyimizi en azından azaltacağız.

Her yiğidin bir yoğurt yiyişi vardı. Bisiklet görseli ile de bu atasözünü desteklemek istedim. Bu blog yazımda da tecrübe edinebildiğim kadar iş planı yapabilme konularında paylaşımda bulunmaya çalışacağım.  Biliyoruz bunları deseniz de uygulama konusunda eminim ki eksikliklerimiz vardır.

İşimizi yaparken şikayetçi olduğumuz bir nokta da ilgi alanlarımıza gereksiz yoğunlaşarak, onların etki alanımızı daralttığı görüşü. Etki alanımıza yoğunlaşarak ve etki alanımızı genişleterek bir çok şeyi başarabiliriz. Bunun bir destekçisi de doğru iş planı yapabilmek. Bunu da araya sıkıştırayım dedim.

Yeni bir hafta yeni bir başlangıç yapacağım gibi iç motivasyon cümleleri kullanarak haftaya başlıyoruz ve bunun sonu gelmiyor. Gelecek hafta, gelecek ay, seneye bomba gibi olacağım gibi gibi. Bazen de gece kafamızı yastığa koyarken başlıyor derin düşüncelerimiz. Düşündükçe bunalıyor, işlerimizi gözümüzde büyüterek strese giriyor, uykumuzdan bile zaman çalıyoruz.

Kendimizi zeki görmek mi ya da ajanda tutmayı acemilik olarak mı görmekten bilemiyorum iş planlarımızı, düşüncelerimizi, toplantı notlarımızı hep zihnimizde tutmaya çalışıyoruz. Önemsiz ve acil olmayan işler ile acil ve önemli işleri bir arada tutmanın etkinliğimizi ve verimliliğimizi düşürdüğünü düşünüyorum.

Benim iş planı yapma hikayem, yöneticimin bana kendi ajandasını hediye ederek başladı. O günden bu güne her günü ve bir sonraki gün hangi işi yapacağımı planlar – yazar dururum.

İş Planı Nasıl Yapılır?

  • Her sabah ilk işiniz o günü planlamak olsun. Maksimum 10 dk sürüyor.
  • Her bir iş kaleminizin yanına termin tarihini belirtin.
  • Mümkünse her bir iş kaleminin tahmini alacağı süreyi de yanına yazın ki çalışma süresi içerisinde kendinize de boş vakitler ayırabilin.
  • İşleri sırasına göre değil, önem derecesine göre önceliklendirin.
  • En verimli olduğunuz zaman aralığına kolay iş koymayın.
  • Günlük oluşturduğunuz iş planını yöneticiniz ile paylaşın ki sizin o gün hangi işe öncelik verdiğini ve elinizde ne tür işlerin olduğunu görebilsin.

İş Planı Yaptığınızda da;

  • Yapacağınız iş kalemi belli, ayıracağınız tahmini zaman belli, kafanız rahat.
  • İş kalemleri üzerinde hakimiyetiniz arttı ve bu sayede zamanı yönetmek elinizde.
  • Öngörü ve kontrol yeteneğiniz gelişiyor ve beklenmedik işler artık canınızı sıkmıyor.
  • Her işiniz önemli-acil değil. Ekip arkadaşlarınız da rahatladı 🙂
  • Biten her iş kaleminden sonra ne yaparım düşüncesi yerine planlanan diğer işi fırına veriyorsunuz.

Şimdi iş planı yaparken yararlanabileceğiniz birkaç araçtan bahsedeceğim. Aslında hepsinin temelini Eisenhower Matrisi oluşturuyor. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, bu matrise göre oluşturacağınız tarz sizi çok rahatlatacaktır. Eisenhower Matrisi yukarıdaki görseldeki gibi. Matris konusunda Pınar arkadaşımın Eisenhower Matrisi adlı bog yazısından faydalanabilirsiniz.

İş Planı İçin Önerebileceğim Araçlar;

  1. Ajanda – en basiti. her gün her iş kaleminiz için kutucuklar yapın. işi bitirdikten sonra tik atın.
  2. Eisenhower Matrisi – matrisi kendinize göre uyarlayabilirsiniz. “başkasına yönlendirin” kısmını “takip” olarak değiştirebilirsiniz. oraya takip ettiğiniz, beklediğiniz işleri yazabilirsiniz. beklenen kargo – rapor vs.
  3. OneNote – online ajanda. kullanımı ve erişimi kolay. birden çok özelliği sayesinde olmazsa olmazınız oluyor.
  4. Microsoft To Do yine basit ve arşive erişim konusunda güzel bir uygulama.
  5. Google Drive – eisenhower matrisini e-tablo oluşturarak istediğiniz noktadan ulaşabilir-paylaşabilirsiniz.
  6. Outlook/Görevler – onu bunu bilmem, tek ekran çalışırım derseniz de en basiti bu.
  7. Gannt Charts veya Project – en sevdiğim. kişisel performansınızı takip ve aynı anda yürüttüğünüz  birden çok projeleri takip edebildiğiniz harika bir uygulama.

Yararlı olması dileğiyle
Saygılarımla

HakanMADEN

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir