ORYANTASYON

Oryantasyon kelimesine ve uygulamasına ilk babamla tanıştım diyebilirim. Babam emekli sınıf öğretmeni. Birinci sınıf öğrencilerini okula ve kendisine alıştırmak için ilk bir ayında çok çabalardı. Onlarla birebir ilgilenir, evlerini ziyaret eder, kantinde öğrencileriyle birlikte vakit geçirmeye çalışırdı. Amacı belli, öğrencileri okula ısındırıp eğitim adımına başlamak. İş hayatında da aynı durum söz konusu. Önce kuruma uyumunu hızlandırmak, sonra da iş süreci doğrultusunda beklentilerimizi yerine getirmesini istemek.

Mülakatlarımızda dahi oryantasyon programımızın demosunu adaylarımızla paylaşıyoruz ki bizimle hangi ortamda, ne tür iş ve hangi şartlar altında çalıştığını hayal edebilsin. İşe başladığında da oryantasyon eğitiminin bir kısmı tamamlanmış gibi oluyor. En azından uyum sürecini hızlandığını düşünüyorum. O sebep, mülakatlarımızın da oryantasyon programı ile ilişkili tasarlanması gerektiğini düşünüyorum.

Oryantasyon eğitimi standart bir eğitim programına benzemez. Kuruma ve pozisyona göre içeriği devamlı değişkenlik gösteren, esnek bir programdır. Hedefimiz, oryantasyon eğitimini amacına uygun, planlı, programlı ve ölçülebilen bir program olmasını sağlamak olmalı.

  • Amacımız; yeni çalışma arkadaşımızın kurumumuza ve iş süreçlerimize uyumunu hızlandırmak.
  • Planımız; hangi departmanlarla ve/veya kişilerle, hangi günlerde, hangi saatlerde ve nerede görüşeceğinin netleştirilmesi.
  • Programımız; hangi departmanlarla ve/veya kişilerle, hangi konular üzerinde bilgi alışverişinin belirlenmesi.
  • Ölçümümüz; oryantasyon programı sonrası yeni çalışma arkadaşımızın uyum ve işleyişini hızlandırmada ona göre ne kadar başarılı olduğumuzun (ik ve şirket olarak) değerlendirildiği bir anket uygulamasının yapılması.

Dediğim gibi, mülakatlarımızda adaylarımızla oryantasyon programımızın bir demosunu paylaşıyoruz. Tam sürümünde de benim hazırladığım oryantasyon sunumumda şunlar yer alıyor;

Bunun dışında;

  • Şirket çalışanları ile tanıştırılması,
  • Yöneticiler ile tanıştırılması,
  • Çalışma alanlarını tanıtılması,
  • Yemekhane, dinlenme alanı, otopark, acil çıkış gibi alanların tanıtılması,
  • Toplantı odalarını ve ortak kullanım olan fotokopi, araç gibi şeylerin tanıtılması,
  • Mesai düzeni, maaş-prim ödeme periyodu ve öğle yemeği gibi düzenlerin tanıtılması,
  • İzin-tatil, kılık-kıyafet, telefon, araç gibi kuralların tanıtılması,
  • Görev tanımı, departman iş süreci, performans değerlendirmesi, raporlama, eğitim gibi aksiyonların tanıtılması gerekiyor.

Görsellik konusunda iyi olduğumu düşünüyorum. Photoshop bilgimi de içine katarak bu sunumu iconlarla ve konuya ilişkin görsellerle zenginleştirip göze hitap edecek hale getirmeye çalıştım. Gördüğüm birçok yönetmeliklerde ve hatta oryantasyon kitapçıklarında kanun kitapçığı gibi düz yazıların bulunduğu çalışmalara denk geliyorum. Siz siz olun, biraz görsele hitap edin biraz oyunlaştırın.

Oryantasyon eğitiminde kullanılan birçok yöntem var. Bunlar oryantasyon süresine, çalışan sayısına, çalışanın pozisyonuna gibi değişkenlere göre yöntemler farklılık gösterebiliyor. Birçok kaynakta yöntemler hakkında detaylı bilgiler yer alıyor. Ben birkaçını paylaşmak isterim;

  • Sunumlar-Yayınlar-Oyunlar; tüm bilgilerin el altında bulunduğu en pratik uygulama. İmkanınız veya yeteneğiniz varsa animasyon yöntemini tavsiye ederim.
  • Konferanslar – Toplantılar; zamandan tasarruf etme ve eşit bilgi vermede kullanılan kaçamak uygulama.
  • Geziler; Olmazsa olmaz bir uygulama. Diğer uygulamalarla birlikte yapılmasını tavsiye ederim.
  • İşbaşı Eğitimleri; zaman kaybımız vizyon kaybımızdan önemli diyenlere tavsiyemdir.

Buraya kadar çoğu şirket, kendini yeterli düzeyde olduğunu sanabilir. Ama bu eğitimin bir kültür olarak benimsenmesi konusunda bazı eksikliklerimiz oluyor. Şu konulara dikkat etmek gerek;

  • Oryantasyon eğitimi şirket içinde ilk defa uygulanacaksa, tüm çalışanlarla bu uygulama paylaşılmalı ve oryantasyon eğitiminde muhatap olacak departman yöneticilerinin bu uygulamanın faydasının ve onlardan beklentilerin açıkça ifade edilmeli,
  • İşe yeni başlayan tüm çalışanlara, istikrarlı ve istisnasız uygulanmalı,
  • Oryantasyon eğitimi önceden tasarlanmalı, çalışan işbaşı yaptığı gün oryantasyon programı başlamalı,
  • Oryantasyon programına dahil olan mevcut çalışana ve yeni çalışana sorumlu tutulacağı noktalar net ifade edilmelidir.

Şirket kültürü oluşturma ve gelecek nesillere kadar uzanan bir şirket oluşturmak ve/veya bir parçası olmak istiyorsak kesinlikle oryantasyon eğitimimizin olması ve dikkat etmemiz gereken noktalara uymamız gerekiyor. Dikkat edilmemesi konusunda bizleri bazı tehlikeler bekliyor olacak;

  • Şirketin gelecek nesillere aktarılma sorunu,
  • Kurum kültürünün oluşmaması
  • İş süreçlerinin benimsenmesinin zaman alması
  • Yetersiz bilginin dedikodu ve kaytarmalara sebep olması
  • Yetersiz bilgi ve uygulamalardan kaynaklı mali kayıpların olması
  • Çalışan bağlılığının sağlanamaması gibi nedenlere sebep olabilir.

Oryantasyon eğitimi, işe alımın bir parçasıdır. Yeteneği kazandığınız gibi bir günde kaybedebilirsiniz de. O sebeple oryantasyon eğitiminin, sadece insan kaynakları departman çalışanlarının sorumluluğunda olmayıp, tüm çalışanların da ortak sorumluluğunda olduğunun bilinmesi gayretindeki blog yazımı okuduğunuz için teşekkür ederim.

Yararlı olması dileğiyle
Saygılarımla

HakanMADEN

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir