“Resmi öneri sistemleri sayesinde, her yıl organizasyonlar tarafından 2 milyar dolarlık bir tasarruf elde edilmektedir. Ortalamada, her 100 çalışan başına yılda 33 bin dolardan fazla bir tasarruf söz konusudur.

Birçok şirket, kalite ve yenilikçilik alanlarındaki ilerlemelerini, çalışan öneri sistemlerinde borçlu olduklarını ifade etmektedir. Eğer sizi n organizasyonunuzda çalışanlarınızın fikirlerini yönetecek bir sistem yoksa ya da mevcut sistem yeterinde iyi değilse çok ciddi bir kaynağınızı kullanmamak yoluyla israf ediyorsunuz demektir.”

Robert I. Bassford

Çalışan Öneri Sistemlerinin eksikliği ya da yanlış kullanımı gerçekten de organizasyonlarda en çok israf edilen değerli kaynakların başında geliyor. Bunun nedeni, birçok İK sisteminde olduğu gibi üst yönetimin uygulamayla ilgili tam destek ve bağlılığını almadan harekete geçilmesi. Yani, bu sistemlerin şirket sonuçlarına ne şekilde hizmet ettiğinin anlaşılamaması ve şirket stratejileri ile açık ve doğrudan bir bağlantı kurulamamasıdır.

Çalışan Öneri Sistemleri, hem önerilerin hayata geçirilmesi esnasında gerekecek harcamalar hem de öneriyi getiren çalışanlara verilecek ödüller nedeniyle bütçeler gerektirmektedir. Sistem olarak üst yönetimin önce desteklediği ama aksiyon alınma noktasına gelindiğinde ise sistemi sorgulama ve onayları geciktirme gibi acı – komik durumların yaşanabileceğini süreçler olabilmektedir. İyi fikirlerin geliştirilebileceği bir alandan güvensizlik ve değersizlik alanına geçişin türlü örneklerine şahit olunabiliyor. Sonuçta kaybeden şirketler oluyor.

Çalışan Öneri Sistemlerinin Yararları

Çalışan Öneri Sistemlerinin yararlarını EFQM Mükemmellik Modeli çerçevesinde değerlendirmek istedim.

Çalışanlarla İlgili Sonuçları;

• Artan moral
• Artan yaratıcılık
• Daha az iş tekrarı
• Daha fazla işbirliği
• Profesyonel gelişim
• Maddi olmayan takdirler

Müşterilerle İlgili Sonuçları;

• Daha hızlı servis
• Daha yüksek kalite
• Yeni ürünler veya hizmetler

Toplumla İlgili Sonuçları;

• Daha yüksek yatırım dönüş oranı

İş Sonuçlarıyla İlgili Sonuçlar;

• Artan ciro
• Artan kalite
• Artan karlılık
• Gelişen iletişim
• Değişime daha az direnç
• Süreçlerin yeniden tanımlanması
• En iyi uygulamaların hayata geçirilmesi

İşletmelerde Fikirlerin Akışı

Çalışan Öneri Sistemleri işe yarayan fikirlerin yaşam bulma şansını artırabilir.

Çalışan Öneri Sistemi Kurulum Aşamaları

1.Adım – Temeli Atın

Yönetim desteği olmaksızın Çalışan Öneri Sistemleri henüz hayata geçmeden ölüme mahkum olmuş demektir. Çalışan Öneri Sistemlerinin Üst Düzey Yönetim desteğine gereksinimleri her daim olacaktır. Bunun nedeni de hem fikirlerin hayata geçirilebilmeleri için hem de Çalışan Öneri Sistemi bütçe fonları ve ödül ödemeleri için yönetimin onayına gereksinim duyulmasıdır.

• Önerileri olan çalışanlar, Çalışan Öneri Sistemi kavramını benimsemeden önce üst yönetimin sistemi benimsediğine dair sinyalleri görmek isterler,
• Orta kademe yöneticiler de kendi departmanlarında Çalışan Öneri Sistemi’ni teşvik etmeden önce bekle ve gör tutumu içine girebilirler,
• Organizasyonda gelecek olan önerileri değerlendirme ve uygulaması istenen kişiler dahi zamanlarını ve enerjilerini yatırmadan önce üst yönetimin konuya olan ilgilerini görmek isteyeceklerdir.

Kısaca; Üst Yönetim, Çalışan Öneri Sistemi’ni ciddiye almadığı takdirde kimse de ciddiye almayacaktır. Bu sebeple, başlangıç olarak şirketin her alanından yöneticilerin katıldığı bir toplantı düzenleyin ve;

• Öneri programı başlatma olasılığını konuşun,
• Öneri sistemleriyle ilgili başarı hikayelerini paylaşın,
• Bir öneri sisteminin şirketin kalite geliştirme çabalarına ne şekilde destek olacağını paylaşın,
• Şirketle ilgili birkaç iyi öneri örneği paylaşın,
• Sorularına – endişelerine karşılık verin ve desteklerini isteyin.

Başlangıçtaki Üst Yönetim desteği önemli olmakla beraber, bunun sürdürülebilirliğinin daha da önemli olduğunu unutmayalım. Özellikle zor ekonomik dönemlerde her türlü uygulamanın gerekliliği sorgulanacağı için üst yönetimi çalışan öneri sisteminin işleyişi hakkında bilgilendirecek ve güncel kalmalarını sağlayacak bir iletişim sistemi kurmayı ihmal etmeyelim.

Üst Yönetim desteğini almanıza takiben Çalışan Öneri Sisteminizi kurmak ve yönetmek için bir Yönetim Komitesi oluşturmanız gerekmektedir. Bu komite;

• Düzenli olarak (aylık-çeyrek-yıllık) toplanarak programın kural ve prosedürlerini gözden geçirmek,
• Programa iletilen fikirleri değerlendirmek ve onaylamak,
• Fikirlerin uygulanması – performansı hakkında geribildirim toplamak,
• Öneri sisteminin performansına yönelik raporlama yapmak amaçlarıyla bir araya gelecektir.

Komite, organizasyondaki farklı fonksiyonları farklı yönetim düzeylerini ve gereksinim varsa farklı coğrafi dağılımları temsil etmelidir. İdealinde sayıları 5 ila 9 arasında olması gereken bu yönetim komitesi üyelerinden;

• Olumlu bir tutum içinde olmaları,
• Zamanında gerekli kararları verebilmeleri,
• Organizasyonu geliştirmek için her fırsatı dikkate almaları,
• Önerilen fikirlerin organizasyonda hayata geçirilmeleri konusunda istekli olmaları beklenir.

2.Adım – Hedef ve Amaçları Belirleyin

Çalışan Öneri Sistemlerinin hedefleri uzun vadeli olmalıdır. Amaçlar ise daha kısa vadeli ve daha niceliksel olmalıdır. Çalışan öneri sistemlerinin başarısı açısından kısa vadeli amaçlarda fazla iddialı olmadan, gerçekçi olanları belirlemeniz önerilir.

3.Adım – Kritik Konularda Politikalar Belirleyin

Kural ve politikaları belirlerken dikkate almanız gereken bazı kritik konular vardır;

• Uygun Adaylar
• Uygun Fikirler
• Çalışanın İş Kapsamı (önerilerin iş kapsamı dışından da olup olamayacağı)
• Ödül Tipleri (nakdi, ayni, izin, yemek, seyahat, plaket vs.)
• Azami Ödül
• Ödül Dağılımı (ne zaman, nasıl)
• Değerlendirme Süreci
• Önerenlerin Kimlik Bilgisinin Açıklanması
• Kabul Edilmeyen Önerilerin Yönetimi

4.Adım – Çalışan Öneri Sistemi Yapısını Tasarlayın

• Programa isim verin ve logo tasarlayın
• Süreç akışlarını tanımlayın
  • Önerilerin nasıl işlendiği
  • Önerilerin nasıl geliştirildiği
  • Hangi formların kullanıldığı
  • Formların nerelere gönderildiği
  • Önerilerin nasıl kayıt altına alındığı
  • Önerilerin kimler tarafından değerlendirildiği
  • Önerilere kimlerin son kararı verdiği
  • Öneriyi yapanlara son kararları kimin ilettiği
• Politika el kitabını hazırlayın
• Çalışan öneri formunu hazırlayın
• Çalışan değerlendirme formunu hazırlayın
• Öneri izleme sistemini hazırlayın

5.Adım – İlgili Herkesi Eğitin

Çalışan Öneri Sistemlerinde ilgili tarafları eğitmek işi zamana bırakılmamalı ve bir an önce planlı bir şekilde uygulamaya konmalıdır. Eğitilecek dört ana grup söz konusudur;

• Çalışan Öneri Sistemi Yönetim Komitesi,
• Çalışanlar,
• Değerlendiriciler,
• Yöneticiler

6.Adım – Çalışan Öneri Sistemini Duyurun

İlk yıl promosyon planına dahil etmenizi önerdiğimiz bazı promosyon malzemeleri;

• Afişler,
• Kupalar,
• Rozetler
• Posterler,
• Masa üstü nesneleri vs. olabilir.

Sistemin desteklenmesi adına yürütebileceğiniz bazı aktiviteler ise;

• Ödül törenleri,
• Şirket içi dergi-intranet sistemleri,
• Çalışan Öneri Sistemi başarı hikayesi videoları,
• Üst düzey yöneticiler ile birlikte çekilen etkinlik fotoğrafları vb. şeklindedir.

7.Adım – Gelen Soruları Yönetin

Sisteme hazırlanırken sıkça sorulan sorular ve cevaplarına ilişkin bir belgeyi hazırlamanızı ve politika el kitabı içinde bulundurmanızı öneririz. Bunun haricinde gelecek soruları cevaplamak için yeterli sayıda kişiye sorumluluk verilmesi ve hızlı geri dönüş yapılması da önemlidir.

8.Adım – Sistemi Geliştirin

Her sistem başlatılmasında olduğu gibi Çalışan Öneri Sistemlerinde de hayata geçirilen kısımların ne kadar iyi işlediği ve işlemeyen kısımlarla ilgili ince ayarlar yapılması önem taşımaktadır. Özellikle de sistemin çalışan tarafından ne kadar iyi anlaşıldığı konusu kritik öneme sahiptir. Geliştirme gereksinimi duyabileceğiniz ana alanlar;

• Amaçlar: sistemin amaçları ile şirket hedefleri uyum içinde midir? Yeteri kadar iddialı ve gerçekçi midir?
• Açıklık: yanlış ya da eksik anlaşılmalara neden olan kural ya da uygulamalar var mıdır?
• Uygunluk: sistemin uygunluk kapsamı yeterli midir?
• Etkililik: hayata geçirilen fikirlerin ortak noktaları nelerdir? Bu özellikler, diğer fikirlere de yansıması açısından nasıl yaygınlaştırılabilir?
• Etkinlik: önerilerin verilme ve değerlendirilme süreci geliştirilebilir mi? Bu süreci daha az kişiyle yürütmek mümkün mü?
• Ödüller: ödül sistemi hala uygun mudur? Yeteri kadar motive edici midir? Çalışanlara, yöneticilerine, değerlendiricilere ilave ödüller önerilmeli midir?

Çalışan Öneri Sistemi kurmak kolay, sürdürülebilirliğini sağlamak ise zordur. Çalışanlarınızın bilgi ve deneyimlerinden yola çıkarak Şirketinizin gelişimine pozitif katkı sağlayacak önerilerin alınması ve uygulanmasına karar verilen nice önerileri hayata geçirmeniz dileğiyle.

Kaynak; Employee Suggestion Systems – Robert L. Bassford, Charles L. Martin