Kimi zaman mailin konusundan sapıp bir kitap yazar gibi uzattığımız, kimi zaman da pop şarkının nakaratı kadar kısa tuttuğumuz mailler atıyoruz birbirimize.

Birçoğunuz birbirinizle yüz yüze gelmediniz. Bu durum bazen bize daha fazla dikkat etmemiz gerektiğini düşündürürken bazen de umursamaz bir tavır takılıyoruz. Aynı ortamda çalıştığımız, yakın temasta bulunduğumuz çalışma arkadaşlarımıza attığımız mail sonrasında mail üzerine konuşmalar gerçekleştirip yanlış anlaşılmayı önleyecek sıcak iletişim aksiyonu alıyoruz. Peki yüz yüze gelmediğimiz çalışma arkadaşlarımızda durum nasıl olacak? Yanlış anlaşılmayı düzeltmek, yüz yüze görüşemediğimiz arkadaşlarımızda çok zor. Tek bir mail ile onları zor duruma düşürebilir veya baş tacı yapabiliriz. Burada sadece çalışma arkadaşlarımız üzerine odaklanmış gibi görünmek istemem. Mail attığımız bizim veya diğer bölgemizin yöneticisi de olabilir. Ne de olsa karşılaşmamız mümkün değil zihniyeti ile attığımız mailler bizleri amaçsız diyaloglara sürükleyebilir.

IEEE Ankara Üniversitesi | WIE – Başarılı E-Posta Yazmak konulu YouTube canlı yayınımda bu yazımı daha detaylı bir sunum halinde paylaştım;

https://www.youtube.com/live/PflCLAK5VLs?feature=share

Her şeyden önce mail attığımız çalışma arkadaşımızı düşünelim. Bizden gelecek maili anlayabilmek için bile mesaisini harcayacak. Anlaşılması zor mailler attığımızda kısa sürede anlaşılmasını ve gerekli aksiyonu almasını beklememiz haksızlık.

Buradan hareketle;

• Önce anlamlı bir Konu belirlememiz gerekiyor. Tamamen mailin içeriğini özetler bir başlık olmalı. Konusuz mailler size nasıl geliyor. Bence spam kadar gereksiz.
• Mailimize başlarken de mail alıcısına bir hitapla başlamamız daha uygun. Resmiyeti çok yüksek tutmak zorunda değiliz fakat karşımızdakine saygımızı gösterecek bir hitapla başlamamız daha uygun.
• Mail içeriğinde konuda belirttiğiniz başlığı en ince ayrıntısına kadar açmanız gerekiyor ki mail alıcısının konuya dair bir soru sormasına gerek olmasın. Kısa olsun öz olsun öğretisini doğru anlamak gerekiyor. Kısa mail atacağım derken özlüğünüzü kaybetmeyin. Anlatılmak istenen konunun hakkını verin ki yanlış veya eksik anlaşılmayın.
• İmla kuralları mailin can alıcı noktalarıdır. Özenle hazırlanmış ve çok önemli bir mail, imla kurallarına uyulmadığı için anlaşılmaması veya yanlış anlaşılması gibi durumların yaşanmasına sebep oluyor. İmla, mailin okunabilirliğini artıran bir faktördür.
• Kapanışta da iyi dileklerimizi veya saygılarımızı belirtmemiz çok güzel olacaktır.

Buraya kadar aslında konunun önemini ve dikkat edilmesi gereken yerleri özetlemeye çalıştım. Aşağıda bahsedeceklerim de farklı kaynaklardan derlediklerimdir.

E-MAİL TEKNİKLERİ;

1. Yazılı iletişim ile Sözlü iletişim arasındaki ilişki
   • Yazıda beden dili kullanma olanağı yok, yazı yoruma açık olmamalı.
   • Dinleyici dil yanlışlarına bakmaz, yazıda imla kuralları önem kazanır.
2. Yazılı iletişimin Olumlu ve Olumsuz yanları

Olumsuz:

• Anlaşılmayan ifadelerin açıklanma imkanı yoktur.
• Otorite imajı zayıftır.
• Gizlilik ilkesinden uzaktır.
• Farklı kişilere farklı anlamlar ifade edebilir.
• Kuralcıdır.

Olumlu:

• Kalıcıdır.
• Çok kişiye aynı anda bilgi aktarımı sağlar.
• Kontrolü vardır.

3. Okuyucu İhtiyaçlarını Anlamak

• Okuyucu kısa ve öz bilgi ister. Üç temel beklentisi vardır.
  • Benimle ilgisi
  • Benden istenen
  • Ne zaman
• Doğru Kişiye Yollamak
  • Yazının iki unsuru vardır.
    • Aksiyon ve
    • Bilgi
  • Kime “to” bölümü aksiyon alacak kişilerin adını içermeli.

4. Yazı Düzen İçinde Olmalı

• Yazının üç bölümü vardır. Giriş- Gelişme-Kapanış
• Bu düzen içinde giriş paragrafı okuyucudan istenen aksiyonu, gelişme bölümü detay bilgiyi ve kapanış bölümü de zaman ve takip bilgisini içermeli.

5. Yazma Süreci

• Analiz
  • Niçin yazıyorum?
  • Okuyucudan beklenilen eylem var mı?
  • Faydası
    • Mantıksal tutarlılık sağlar.
    • Konudan sapmayı engeller.
    • Gereksiz bilgiyi ayıklatır.
• Organizasyon
  • Okuyucum kim?
  • Amaca ulaşmak için ne yazmalı?
  • Hangi detayda bilgi aktarılmalı?
  • Faydası:
    • Cümle ve paragraf bütünlüğü sağlar.
    • Kolay okunan bir akış ortaya çıkar.
    • Az ve öz yazılır.
    • Okuyucu odaklıdır.
• Zaman
  • Zamanlama doğru mu?
  • Süreli bir iş mi?
  • Aciliyeti var mı?
  • Faydası :
  • Aksiyon aldırır.
• Aktarım
  • Sade bir dil kullanılmış mı?
  • İmla kurallarına uygun mu?
  • Sözcük seçimi ve tavır olumlu mu?
  • Faydası :
  • İşbirlikçi algılanma sağlar.
  • Aksiyon aldırır.
  • Yorumlara götürmez.

6. Subject =Konu neden önemli?

• Konu bölümü gelen kutusunda yazan kişiyi rakiplerinden sıyrılıp okunma önceliği bölümdür. Aksiyona ışık tutmalı ve dikkat çekici olmalı.
• Aksiyona ışık tutan
• Kilit kelimeleri içeren
• Bütünsel bakışı sağlayan
• Dikkat çekici
• Sonuna nokta (.) konmaz
• Sonuna hakkında(hk) yazılmaz
• Her kelime Büyük Harfle başlar

7. Açılış ve Kapanış ifadeleri

• Selamlama ve yazıyı bitirme sürecinde uyulması gereken etiket kurallarına uyulmalı. Üst, ast ve yatay ilişkiye önem verilmeli.

8. Kullanılan Dil

• Kısa cümleler ve paragraflar kullanın.
• Jargon ve yabancı dil kullanmayın.
• Kesin ifadeler kullanın.
• Olumlu ifadeler kullanın.
• Aynı fikri değişik ifadelerle tekrarlamayın.
• Dolaylı ifadeler yerine “tarafımızca-tarafınıza” “siz, sizin, biz, bizim” zamirlerini kullanın.
• Geniş ve şimdiki zaman kullanın.
• Yazınız konuşur gibi olsun.

9. Yazı Kontrol Listesi

• Düzen açısından:
  • Konu bölümü içeriğin özüne/aksiyona ışık tutuyor mu?
  • Okuyandan ne beklendiği hemen başlangıçta yer alıyor mu?
  • Akışı anlaşılmayı kolaylaştırıyor mu?
• Dil açısından:
  • Sade, somut ve günlük bir dil kullanılmış mı?
  • Cümleler sade ve kısa yapılı mı?
• Tavır açısından:
  • Dostça ve pozitif mi?
  • İşbirliğini teşvik ediyor mu?
  • Okuyanın adı geçiyor mu?
  • Yetişkin bir tavır ortaya koyuyor mu?
  • Pozitif sözcük ve ifadeler kullanılıyor mu?

VAKA ÇALIŞMALARI;

Farklı Okuyucular İçin Odak Noktasını Nasıl Değiştirebilirim?

Odak noktası genellikle okuyucunun pozisyonuna bağlıdır. Genellikle, üst düzey yöneticilere veya diğer şirket çalışanlarına, iştiraklere, iç ve dış müşterilere mail yazacaksınızdır. Aşağıda üç farklı okuyucuya, üç farklı odak noktasıyla aynı konunun nasıl mail olarak yazıldığını görebilirsiniz.

ÖRNEK 1              : Bir çalışan, bir yöneticiye mail yazıyor.

Amaç                     : Yöneticiyi eğitim ihtiyacı hakkında bilgilendirmek.

Soru                       : Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?

Odak Noktası    : Satış temsilcilerimiz için bütçeye ihtiyacımız var.

ÖRNEK 2              : Bir yönetici, çalışanına mail yazıyor.

Amaç                     : Bir çalışanın eğitim talebini geçici olarak reddetmek.

Soru                       : Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?

Odak Noktası    : Bu iyi bir fikir ve biz gelecek yıl için, önerilen bu eğitim bütçesi üzerinde çalışacağız.

ÖRNEK 3              : Bir yönetici, başka bir yöneticiye mail yazıyor.

Amaç                    : Gerekli fonlar hakkında bütçe yöneticisini bilgilendirmek.

Soru                      : Okuyucumun ne bilmesini veya ne yapmasını istiyorum?

Odak Noktası    : Satış temsilcilerinin eğitimi için, bütçe fonları konusunda yardımınıza ihtiyacımız var.

Kaynak1: ”Writing Effective E-Mail”, Verne Meyer, Pat Sebranek, John Van Rys

Kaynak2 : https://ikegitimvegelisim.wordpress.com/category/egitim-ve-gelisim/